Les étapes du changement de syndic 

Consultez le règlement de copropriété (cela est toujours utile et instructif): Il contient des dispositions concernant l’administration de la copropriété et peut parfois contenir des informations portant sur le changement de syndic, y compris les modalités de convocation d'une assemblée générale (AG) des copropriétaires pour discuter du changement.

Réunissez les copropriétaires : Vous devrez recueillir un soutien suffisant parmi les copropriétaires pour organiser une AG Extraordinaire sur le changement de syndic ou pour voter un changement de syndic en AG Ordinaire. Le vote du changement de syndic relève de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 et se fait à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

Choisissez un nouveau syndic avant toute démarche : Avant la convocation d’AG, identifiez un nouveau syndic potentiel. Il peut s'agir d'une personne physique ou d'une société de gestion immobilière. Assurez-vous qu'ils répondent aux critères légaux et de professionnalisme requis dans votre juridiction.

Préparez les documents nécessaires : Rassemblez tous les documents pertinents, comme le contrat de candidature du nouveau syndic et notifiez votre demande par courrier LRAR (ceci est un critère de recevabilité légale de votre demande) à votre syndic actuel. Attention, cette notification doit être faite suffisamment tôt et à tout moment de l’année pour que votre demande de mise en concurrence soit inscrite à l’ordre du jour de la prochaine AG, elle doit donc être faite impérativement avant l’envoi de la convocation au plus tard.  

Si cette étape de la notification est suivie, vous n’aurez alors plus qu’à être présent à l’AG pour procéder au vote du changement de syndic : Lors de l'AG, le syndic en exercice présentera la proposition de changement de syndic. Les copropriétaires votent généralement pour ou contre cette proposition ou ils s’abstiennent. Si la majorité des voix de tous les copropriétaires approuvent le changement, la sélection du nouveau syndic se fera alors et le nouveau contrat sera signé lors de l’AG.

Suite à l’AG, il faudra prévoir un délai de transmission des documents, pièces et informations entre l’ancien syndic et le nouveau syndic (qui ne permettra pas une prise de fonction pleine et entière du nouveau syndic de manière  immédiate):​

• la règlementation en la matière prévoit notamment que la situation de trésorerie de la copropriété et les références des comptes bancaires du syndicat des copropriétaires et coordonnées de la banque doivent être transmis dans un délai de 15 jours à compter de l’arrêt des fonctions.

• L’ensemble des documents (de gestion courante, contractuels, techniques, administratifs) et archives du syndicat des copropriétaires et l’ensemble des documents dématérialisés liés à la gestion de la copropriété ou aux lots gérés doivent être remis dans un délai d’1 mois à compter de l’arrêt des fonctions, sur remise d’un bordereau récapitulatif daté et signé.

• NB: Lorsque le syndicat a fait le choix de confier ses archives à un prestataire spécialisé, le syndic doit dans ce délai de 1 mois, informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.

• Enfin, la loi prévoit que l’ancien syndic remette dans un délai de 3 mois, à compter de l’arrêt de ses fonctions, l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires après apurement et clôture.